21 tips om te besparen op afdrukkosten die fabrikanten je nooit zullen vertellen!

TIP 1: Print alleen wat echt nodig is.

In het dagelijks leven valt het op dat, hoewel bijna iedereen een smartphone heeft en toegang tot een computer, er nog steeds veel wordt geprint. Waarom is dat zo? Voor veel mensen is papier beter leesbaar en comfortabeler dan inhoud op het scherm. Gedrukte documenten zijn gemakkelijker te corrigeren, markeren, enz., en door te geven. Printen voelt tastbaarder aan – het crasht niet en verdwijnt niet zomaar. Gegevensverlies vindt alleen plaats bij brand of waterschade. Gedrukte documenten, zoals contracten, lijken meer bindend. We voelen ons veiliger met papieren documenten. Digitale handtekening of back-up? Er is vaak onzekerheid en onenigheid over de wettelijke bewaartermijnen van fiscaal relevante documenten. Daarom wordt alles uit voorzorg afgedrukt en gearchiveerd. Denk goed na voordat je een document print. E-mails, documenten, enz. die niet belangrijk zijn, hoeven niet geprint te worden. Het is beter om de ergonomie van je werkplek te verbeteren (bijvoorbeeld door een betere monitor te kopen of je e-mailprogramma goed in te stellen, bijvoorbeeld door de lettergrootte aan te passen).

TIP 2: Vervang de inktcartridges en toners niet direct bij het eerste waarschuwingssignaal.

Je kent het vast wel: je hebt net de inktcartridge vervangen, en meteen verschijnt weer de melding dat het inktniveau laag is en dat je de cartridge direct moet vervangen. Alleen omdat de inkt bijna op is, betekent dit niet dat de cartridge direct vervangen moet worden. Bestel een nieuwe inktcartridge en wacht tot de huidige echt leeg is. Voor toners kun je nog een andere truc proberen: haal de toner eruit en schud deze een paar keer voorzichtig horizontaal. Zo verdeelt het tonerpulver zich binnenin de cartridge en kun je meestal nog een tijdje probleemloos blijven printen.

Tip: Zo vervang je een toner

TIP 3: Koop alleen inktcartridges en toners met een hoge capaciteit.

Veel inktcartridges en toners zijn verkrijgbaar in verschillende uitvoeringen. Enerzijds zijn er de standaard cartridges en anderzijds zijn er de XL- of HC- (High Capacity) versies. Door inktcartridges en toners met een hoge capaciteit te kiezen, kun je je afdrukkosten per pagina aanzienlijk verlagen.

Over het algemeen geldt: hoe hoger de capaciteit van een cartridge of toner, hoe lager de kosten per pagina. Vergelijk altijd en houd ook rekening met je printgedrag. Als je veel print, zijn XL-cartridges en toners met een hoge capaciteit geschikt voor jou. Als je minder print en een inkjetprinter gebruikt in plaats van een laserprinter, bestaat de kans dat grote inktcartridges uitdrogen.

Voor mensen die veel printen zijn deze cartridges en toners erg handig. Voor wie minder print, is het wellicht beter om te investeren in een voordelige verpakking met meerdere cartridges. Toners drogen daarentegen niet uit.

TIP 4: Koop multipacks of duopacks.

Veel inktcartridges en toners zijn ook verkrijgbaar in multipacks, valuepacks, promotiepacks, dubbele verpakkingen of zelfs viervoudige verpakkingen. Dit geldt voor zowel originele als alternatieve producten. Door toners en inktcartridges in een set te kopen, kun je tussen de 10 en 30 procent besparen in vergelijking met losse aankopen. Tegelijkertijd kun je een handige voorraad aanleggen, zodat je niet meer verrast wordt door lege cartridges en toners.

TIP 5: Koop compatibele toners en inktcartridges.

Inktcartridges, toners, beeldtrommels, linten – het hoeft niet altijd het originele product te zijn! Je zult in onze webshop zien dat we voor veel producten ook voordeligere alternatieven van derde partijen aanbieden. Vaak kenmerken deze compatibele toners zich door een aanzienlijke kostenbesparing ten opzichte van de originele producten van de fabrikanten. Ook de alternatieve, compatibele producten doorlopen strenge kwaliteitscontroles en worden volgens industrienormen vervaardigd, zodat ze probleemloos met je apparaat werken. De prijs is hierbij een onverslaanbaar argument. We raden onze klanten aan: als de afdrukken en kopieën echt de allerbeste kwaliteit moeten hebben, bijvoorbeeld voor klanten en zakelijke partners, kies dan voor de originele producten. Als de afdrukken en kopieën echter uitsluitend intern en slechts kortdurend worden gebruikt, zijn de alternatieve inkt en toners een goede oplossing.

TIP 6: Koop je printerbenodigdheden online.

De aanschaf van inkt en toners online is tussen de 10 en 30 procent goedkoper dan in de winkel. De besparing is zo groot dat de verzendkosten nauwelijks meer van belang zijn. Bovendien kun je online de prijzen vergelijken en snel zien welk product de voordeligste optie is. Daarnaast kunnen we veel producten of productvarianten aanbieden die een normale winkel, meestal door ruimtegebrek, niet kan aanbieden.

TIP 7: Koop toners en inktcartridges in voorraad.

Een stilstaande printer of een niet-werkende kopieermachine kan in veel bedrijven aanzienlijke vertragingen en in het ergste geval ook verliezen veroorzaken. Houd altijd in de gaten hoeveel inkt of toner je nog voor je apparaten op voorraad hebt. Zodra de printer of kopieermachine voor het eerst een laag inktniveau of een lege toner aangeeft, plaats dan een nieuwe bestelling. En als je toch bezig bent, waarom niet meteen meerdere cartridges en toners kopen? Zo kun je profiteren van multipacks en bieden we voor de meeste producten al een staffelkorting aan bij afname van twee stuks, waardoor je in ieder geval bespaart bij de aanschaf van een voorraad. Een slimme voorraadbeheer draagt zo bij aan een ononderbroken en soepele bedrijfsvoering. Toners hoef je je geen zorgen over te maken wat betreft houdbaarheid, aangezien ze met een droog poeder zijn gevuld en niet met een vloeistof, kan er niets uitdrogen. Inktcartridges daarentegen kunnen bij onjuiste opslag wel uitdrogen. Daarom is het beter ze op kamertemperatuur of iets koeler te bewaren. Bewaar ze ook in de originele verpakking, meestal een transparante folie of een lichtdichte aluminium zak, die vaak vacuümverpakt zijn. De verpakking beschermt de inkt tegen verdampen en uitdrogen.

Meer informatie: Printerbenodigdheden op de juiste manier opslaan.

TIP 8: Print in de conceptmodus.

Je printer en kopieermachine beschikken meestal over verschillende afdrukprogramma's waarmee je bijna ongemerkt inkt en toner kunt besparen. Print bijvoorbeeld in conceptkwaliteit in plaats van presentatiewaarde. De printer gebruikt dan minder inkt. In sommige gevallen kun je ook proefafdrukken maken met een lagere resolutie. Daarbij gebruikt de printer een zuinige modus of verlaagt hij de afdrukresolutie. Bij het instellen van een van deze modi zal het afdrukresultaat minder krachtig zijn. De printer of kopieermachine gebruikt dan namelijk gewoon minder inkt of toner. Deze instelling kun je dus goed gebruiken voor proefafdrukken of interne documenten. Heb je zowel afdrukken in de hoogste kwaliteit als werkdocumenten nodig, dan is het aan te raden om verschillende afdrukprofielen aan te maken waarin de betreffende instellingen zijn opgeslagen. De aanwijzingen hiervoor vind je in de handleiding.

TIP 9: Print goedkoper met bepaalde lettertypen.

Lettertypen met brede letters, dikke lijnen, veel krullen en schreven verbruiken meer printerinkt en toner dan eenvoudige lettertypen. Je kunt je afdrukkosten tot 30% verlagen met het juiste lettertype. Zuinigere lettertypen zijn "Century Gothic" en "Garamond", die bij de meeste tekstverwerkingsprogramma's standaard beschikbaar zijn. De top 3 lettertypen die je beter niet kunt gebruiken omdat ze bijzonder veel inkt en toner verbruiken, zijn:

• 1. Arial
• 2. Trebuchet
• 3. Tahoma

Kleinere lettergroottes besparen ook papier en inkt. Je kunt bijvoorbeeld de lettergrootte aanpassen naar een voor jou leesbare maat voordat je gaat printen. Zo past er meer inhoud op één pagina en bespaar je toner, inkt en eventueel zelfs papier.

TIP 10: Kleur of monochroom afdrukken.

Wie kleur wil besparen, drukt in zwart-wit af. Dat lijkt logisch. Overweeg dus of het altijd nodig is om in kleur te printen. Niet voor niets zijn kleurenkopieën in de copyshop vele malen duurder dan eenvoudige zwart-witkopieën. Kleureninkt is meestal duurder dan zwart inkt. Maar hoe zit het met grijstinten? Veel printers en kopieerapparaten bieden deze optie aan. Maar kun je daarmee echt besparen? Helaas niet, want veel printers gebruiken kleureninkt voor het afdrukken van grijstinten. Grijs wordt meestal niet afgedrukt met alleen zwarte inkt, maar is samengesteld uit alle kleuren. En dat is juist wat je wilt vermijden.

TIP 11: Zet de printer op de juiste manier uit.

Van tevoren: je moet je inkjetprinter niet via de stekkerdoos uitschakelen. Deze apparaten verbruiken namelijk heel weinig stroom. Als je ze echter volledig loskoppelt van het stroomnet, installeren ze zichzelf opnieuw bij het inschakelen. Dit kan ertoe leiden dat de printkoppen worden gespoeld met inkt, wat resulteert in veel dure inkt die wordt verspild.

Laserprinters daarentegen verbruiken relatief veel stroom in de ruststand. Ze hebben echter meestal een echte uitschakelknop, waarmee ze echt worden losgekoppeld van het netwerk en niet in een stand-by modus blijven. Ze worden dus niet standaard bij een nieuwe start opnieuw geïnstalleerd of uitgevoerd om een schoonmaakbeurt te ondergaan. Voor laserprinters en kopieerapparaten geldt daarom: zet ze uit!

Voor printers geldt hetzelfde als voor koelkasten en wasmachines: let op de energie-efficiëntie bij de aanschaf!

TIP 12: Koop een nieuwe printer.

Zijn de cartridges of toners voor je apparaat erg duur? En heb je de apparatuur misschien al geruime tijd in gebruik? Dan is het wellicht een goed idee om te investeren in een modern apparaat waarbij de verbruiksartikelen goedkoper zijn. In dit geval kunnen de aanschafkosten van een nieuwe inkjetprinter of een kleiner apparaat al na enkele cartridgewissels zijn terugverdiend. Tegelijkertijd kan het gebeuren dat voor oudere apparaten inkt en toners na verloop van tijd niet meer worden geproduceerd. Dan kan de aanschaf van toner of inkt niet alleen bijzonder ingewikkeld maar zelfs extra duur worden.

TIP 13: Goedkope printers hebben hoge gebruikskosten.

Als je een bedrijf start of zelfstandig wordt, komen er logischerwijs veel kosten op je af voor de eerste uitrusting om het bedrijf überhaupt te kunnen beginnen. Hoewel de kosten op dat moment hoog zijn, moet je niet op de verkeerde dingen besparen. Goedkope printers kunnen weliswaar in de aanschaf goedkoop zijn, maar hebben in gebruik vaak erg hoge kosten. Want fabrikanten verdienen niet aan de verkoop van de printer of kopieermachine, maar aan de verkoop van de verbruiksartikelen. Inkt en toner zijn dan vaak onverwacht duur en vooral starters, jonge ondernemers en kleine en middelgrote bedrijven hebben vaak een bijzonder hoog afdrukvolume, omdat ze veel documenten zoals flyers en wervingsbrieven voor klantenacquisitie nodig hebben. Verwacht je een hoog afdrukvolume, dan is het bijvoorbeeld af te raden om goedkope inkjetprinters aan te schaffen, waarvan de reikwijdte en prestaties vaak beperkt zijn. Informeer van tevoren hoeveel de inktcartridges en toners voor een apparaat kosten, of er eventueel alternatieve producten zijn, en denk na over hoeveel en wat je ongeveer zult printen.

TIP 14: Inkjetprinters met aparte cartridges.

De meeste professionele inkjetapparaten beschikken over afzonderlijke cartridges voor de verschillende kleuren. Minder professionele apparaten voor thuisgebruik zijn uitgerust met zogenaamde gecombineerde cartridges, die alle kleuren (dat wil zeggen geel, magenta en cyaan) in één enkele cartridge bevatten. Gecombineerde cartridges zijn handig voor gebruikers die slechts zelden of weinig printen. Als je echter veel en vaak print, is het vanuit kostenoogpunt verstandig om vanaf het begin een printer te kopen die met afzonderlijke kleurencartridges werkt. Als er dan bijvoorbeeld een enkele kleurencartridge leeg is, hoeft alleen deze te worden vervangen, terwijl je de andere kleuren nog verder kunt gebruiken.

Print en kopieer je uitsluitend documenten, teksten of interne documenten? Dan moet je overwegen om een monoprinter of kopieerapparaat aan te schaffen. Deze apparaten gebruiken uitsluitend zwarte inkt of toner, waardoor ze alleen zwart-wit kopieën en zwart-wit afdrukken produceren. Dit heeft meerdere voordelen: vaak zijn er dan extra grote cartridges met enorme afdruksnelheid beschikbaar, omdat er voldoende ruimte is in de apparaten. En niet-gebruikte kleurencartridges kunnen ook geen problemen opleveren.

TIP 15: Wissel van papiersoort om kosten te verlagen.

Dat papierverspilling niet goed is voor je budget, hebben we hopelijk al duidelijk gemaakt. Tegelijkertijd moet je echter ook op de kwaliteit van het papier letten. Goedkoop papier heeft vaak een hoge zuigkracht, waardoor er onnodig veel inkt wordt gebruikt. Voor de meeste toepassingen volstaat standaard printerpapier met een dikte van 80 gram per vierkante meter. Zodra het papier dikker en van betere kwaliteit wordt, stijgt ook de prijs. Belangrijke zakelijke documenten of presentaties zien er nog beter uit op papier dat 100 gram per vierkante meter dik is. En voor fotoprints is er natuurlijk speciaal fotopapier. Je kunt ook iets goeds doen voor het milieu door gerecycled papier te gebruiken, dat soms zelfs goedkoper kan zijn dan puur wit papier. Als je meerdere kopieerapparaten in het bedrijf hebt, waarom stel je dan niet een printer in met duur wit papier en een andere met puur gerecycled papier voor interne documenten?

Hier zijn nog twee andere aanwijzingen: ruw en pluizig papier laat vezels achter in het apparaat. Dit versnelt de slijtage. Let dus op goed papier. Gebruik ook gesloten papierladen. Printers hebben vaak een bovenste en onderste papierinvoer. Als de papierlade open is, kan het papier stoffig worden. Tijdens het printen komen dan vuil en stof in het inwendige van de printer. Dit kan ook bijdragen aan slijtage en in het ergste geval de printkoppen verstoppen.

TIP 16: Dubbelzijdig afdrukken.

Papier is duur; hoogwaardig papier is nog duurder. En papierverspilling is slecht voor het milieu. Je kent het wel: je gaat naar de kopieermachine en printer in je kantoor of bedrijf en voordat je zelfs maar aan je eigen documenten kunt komen, moet je eerst papier aanvullen, omdat collega's de papierladen leeg hebben gedrukt. Het is goed als de papierreserve in de buurt van het apparaat wordt bewaard, maar wat als dat niet zo is? Het bijvullen van de papierladen is op den duur niet te vermijden, maar de intervallen kunnen worden verlengd. Eerste mogelijkheid: probeer in je printerinstellingen de optie "Meerdere pagina's op één pagina afdrukken" uit. Zo worden twee A4-pagina's snel één pagina. Een soortgelijke functie is de zoomfunctie op je kopieerapparaat. Als de zoom op ongeveer 70% staat (houd rekening met de individuele specificaties van je kopieerapparaat), worden twee naast elkaar liggende A4-pagina's tot één A4-pagina verkleind. Tweede mogelijkheid: ken je de duplexfunctie? Deze functie, die je voornamelijk op kopieerapparaten vindt, zorgt ervoor dat zowel de voor- als achterzijde van het ingevoerde papier worden bedrukt. Dit is een slimme manier om het papierverbruik snel te halveren en ruimte in het kantoor te besparen.

TIP 17: Slimme paginaverdeling.

Heb je net het 100-pagina's tellende PDF-document afgedrukt om het onderweg comfortabel te lezen? Of het laatste hand-out of verslag gekopieerd zonder het document van tevoren te bekijken? Nu zit je daar en zie je dat je veel te veel pagina's hebt afgedrukt, en daarmee papier, inkt of toner hebt verspild. Een snelle blik door een document, bijvoorbeeld via de afdrukvoorbeeld of paginavoorbeeld, kan verspilling en afval effectief voorkomen.

Met de functie "Pagina's van tot" kun je instellen welke pagina's moeten worden afgedrukt. Sla lege pagina's of pagina's met onnodige afbeeldingen eenvoudig over. Vaak is de titelpagina een grote inktverspiller. Ook voetnoten, die zich meestal aan het einde van een document bevinden en die je niet meteen nodig hebt, kunnen zo van de afdruk worden uitgesloten. Dit bespaart inkt of tonerpoeder en papier.

Je kunt ook meerdere pagina's op één vel afdrukken. Je printer en kopieermachine bieden je de juiste instellingen in het menu. Dit bespaart eveneens aanzienlijk inkt en papier.

Sluit ook bij het kopiëren het deksel van de kopieermachine, zodat er niet veel toner wordt verspild aan het afdrukken van zwarte gebieden. Of nog beter, probeer de zoomfunctie van je kopieerapparaat, zodat zwarte randen worden vermeden en toner wordt bespaard. Tegelijkertijd zijn de iets groter gekopieerde documenten beter leesbaar.

TIP 18: Gebruik afdrukvoorbeelden en Word om afdrukkosten te besparen.

Als je het afdrukprogramma van je browser gebruikt, wordt je bijna altijd een voorbeeldweergave van de te printen pagina's aangeboden. Vaak staat de tekst of afbeelding die je belangrijk vindt slechts op een paar van de pagina's, terwijl reclame, banners, kopteksten of voetteksten extra pagina's in beslag nemen. Bekijk welke pagina's je echt wilt afdrukken en geef deze op als "geselecteerde pagina's", zodat de printer alleen deze pagina's afdrukt. Sommige pagina's bieden van tevoren speciale afdrukweergaven aan, waarin bijvoorbeeld designelementen of kleuren zijn verwijderd. Deze zijn vaak direct te bereiken via een klein printersymbool op de pagina. Zo worden grafische elementen verborgen en wordt de te printen inhoud teruggebracht tot de tekst, waardoor je je inktpatronen of toner kunt besparen. Als je alleen de tekst van een bepaalde pagina wilt afdrukken, hoef je dit niet direct vanuit de browser te doen. Kopieer de tekst, plak deze in Word en verwijder eventueel overbodige opmaak. Je kunt bijvoorbeeld ook een kleiner lettertype kiezen. Op deze manier heb je weer minder inkt of toner nodig voor de afdruk.

TIP 19: Verlaag de kosten van fotoprints.

De grote fabrikanten zoals HP en Canon verkopen al jarenlang printers die bijzonder geschikt zijn voor foto's. Meestal heb je hiervoor speciaal fotopapier nodig. Met de juiste overwegingen kun je hier ook inkt besparen. Ten eerste moet je bedenken dat bij het printen van foto's de scherpte van het beeld en de diepte van de kleur belangrijke criteria zijn. Hoogwaardig inkjetpapier heeft een glad oppervlak en een lage zuigkracht, waardoor minder inkt wordt gebruikt. Selecteer daarom in je printerinstellingen altijd welk type papier je hebt ingelegd, zodat automatisch minder inkt wordt gebruikt bij het printen. Als er te veel inkt op het papier wordt aangebracht, creëert dit niet noodzakelijkerwijs meer diepte en scherpte, maar verlengt het alleen de droogtijd van de foto's en kan het tot vlekken leiden. Mooie fotoafdrukken worden het beste bereikt door een combinatie van hoogwaardig en bij voorkeur houtvrij fotopapier en de juiste printerconfiguraties, waarbij je de instelling voor fotoprinting met zuinige inktverbruik instelt.

TIP 20: Ontvang faxen via de computer.

Heb jij of je bedrijf nog een faxapparaat? Kun je in je bedrijf (nog) niet zonder fax? Helaas is het vaak zo dat je per fax alleen eenvoudige bevestigingen ontvangt of zelfs ongewenste reclame. Het faxapparaat drukt alles af – ongefilterd – of je dat nu wilt of niet. Het is beter om je computer en telefoonlijn zo in te stellen dat faxen eerst in je e-mailpostvak terechtkomen voordat ze worden afgedrukt. Dan heb je de keuze om te bepalen wat er wordt geprint en wat je direct verwijdert. Dit proces kan natuurlijk ook worden toegepast op het verzenden van faxen. Hierdoor hoeft geen medewerker minutenlang te wachten op de verzending van een fax. Het verzenden van faxen is dan niet veel moeilijker dan het versturen van een e-mail met bijlage.

TIP 21: Print zelf in plaats van het uit te besteden.

Een eigen printer of kopieerapparaat hebben heeft duidelijke voordelen. Vrijwel geen enkel kantoor of huishouden kan tegenwoordig nog zonder een eigen apparaat. Ook kleuren- en fotoafdrukken zijn tegenwoordig zo eenvoudig en betaalbaar geworden dat het vaak voordeliger en makkelijker is om ze direct ter plaatse uit te voeren dan bij een gespecialiseerde winkel.

Als je echter werkt in de architectuur, constructieplanning of machinebouw, moet je vaak plannen of kaarten afdrukken die standaardapparatuur niet aankan. Zelfs printers en kopieerapparaten die het A3-formaat bieden, kunnen dan te klein zijn. Dan blijft er meestal niets anders over dan naar een copyshop of drukkerij te gaan, wat behoorlijk duur kan worden. Als je regelmatig, misschien meerdere keren per week, naar een copyshop gaat, moet je ook eens overwegen om een plotter aan te schaffen. Met deze grootformaatprinters, zoals van Riso, OCÉ, Canon of HP, kun je zelf plannen en kaarten afdrukken. Bij ons vind je ook de juiste cartridges voor je plotter. Je kunt op onze website alvast kijken hoe duur de verschillende cartridges zijn.